Procrastinar é um termo cada vez mais ouvido na atualidade, sendo muitas vezes erradamente confundido com preguiça. Assim, apesar do seu uso cada vez mais constante, muitos não conhecem o verdadeiro significado do termo. Assim, convém começar por esclarecer que o termo deriva da palavra latina procrastinare, que significa, literalmente, “deixar para amanhã”. Contudo, ainda muito antes da ascensão do Império Romano, já muitos humanos mostravam sinais da presença deste verdadeiro inimigo da produtividade na Era Moderna. De forma mais lata, a procrastinação é frequentemente definida como o ato de adiar ou postergar tarefas, decisões ou atividades que precisam ser feitas, ou seja, a adoção de um comportamento consciente que implica o atraso consciente no início ou término de tarefas ou tomadas de decisão, quer o prazo para o seu término tenha sido estabelecido pela própria pessoa ou por terceiros. Isto acontece geralmente quando preferimos fazer algo mais agradável ou fácil, em detrimento do cumprimento de uma obrigação. Podemos falar de pequenos afazeres domésticos como levar o lixo à rua ou apanhar a roupa que está a secar, ou tarefas mais importantes como o envio daquele documento importante para a escola do nosso filho. Que atire a primeira pedra quem nunca procrastinou na vida.
Contudo, porque procrastinamos? As causas podem ter origem em fatores externos ou internos. Dentro destes podemos destacar a priorização do conforto temporário; a incapacidade para realizar uma eficaz gestão do tempo, em virtude da falta de organização e planeamento, o que faz com que sintamos que não sabemos, sequer, por onde começar; a dificuldade de concentração; a desmotivação para a execução de determinada tarefa; a ansiedade provocada por situações de avaliação ou pelas expectativas que os outros têm de nós; a existência de crenças, pensamentos disfuncionais, obrigações, deveres e sentimento de culpa; o medo de falhar; a existência de expectativas irrealistas e perfeccionismo, sobretudo quando não acreditamos ter as competências necessárias para a realização da tarefa que nos é pedida ou quando a busca por padrões elevados pode levar a uma paralisação, já que sentimos que nunca estamos verdadeiramente prontos; o medo do sucesso e sensibilidade à coerção; a baixa tolerância à frustração; a falta de recompensas, uma vez que Atividades prazerosas e de recompensa imediata muitas vezes parecem mais atraentes do que tarefas que exigem esforço e que só trazem benefícios a longo prazo; o medo do desconhecido; a agressividade passiva; as dificuldades em lidar com a tarefa, mercê a sua complexidade, ou o excesso de tarefas.
O problema é que a procrastinação, sobretudo em contexto profissional, pode ter impactos profundos no sucesso de uma empresa, uma vez que deva, indubitavelmente, à diminuição da qualidade do trabalho realizado, uma vez que leva à execução das tarefas sob pressão. Quando adiamos consistentemente atividades importantes, acabamos depois por realizá-las apressadamente, reduzindo a atenção ao detalhe e à precisão, o que pode resultar em erros evitáveis e comprometer a nossa reputação profissional.
Para além disso, o protelar constante da realização de determinadas tarefas também tem impacto na nossa saúde mental, uma vez que cria um ciclo de stress e ansiedade, o que afeta a qualidade do sono e pode provocar problemas de saúde física, como dores de cabeça, problemas digestivos e cardiovasculares, cansaço e fadiga. O acumular de tarefas pendentes e prazos apertados gera uma sensação constante de sobrecarga. Assim, este estado mental de constante pressão não só prejudica o bem-estar do profissional, como também diminui a sua capacidade de se concentrar e tomar decisões racionais, afetando o seu desempenho global. A procrastinação ainda pode prejudicar o bem-estar mental através da criação de um ciclo de culpa, frustração e ansiedade, o que, em último caso, pode levar à depressão.
Por fim, procrastinar prejudica as relações profissionais, uma vez que, no ambiente de trabalho, a confiança e a fiabilidade são fundamentais. Assim, quando um profissional procrastina, pode falhar na entrega de tarefas essenciais dentro do prazo estipulado, o que não só afeta o fluxo de trabalho da equipa, como também enfraquece a confiança que colegas e superiores em si depositam. A longo prazo esta situação pode limitar as oportunidades de crescimento e promoção na carreira do procrastinador. Assim, as consequências negativas destas atitudes numa organização podem variar desde um simples contratempo até perdas financeiras significativas, o que deve ser sempre evitado.
A nível mais pessoal, a procrastinação também tem as suas consequências, até porque está normalmente associada a uma menor satisfação e felicidade, do ponto de vista geral. Além disso, pode afetar as relações com as pessoas que nos são mais próximas ou que vão sofre diretamente com os resultados dessa nossa procrastinação, como colegas de casa ou o nosso cônjuge. A procrastinação também pode estar associada à falta de cuidado com nós mesmos, uma vez que afeta a nossa saúde física e mental, como já falamos.
Contudo, mais do que adiar a concretização de determinadas tarefas em prol do ócio e do lazer, (quem nunca o fez) o problema são os intitulados procrastinadores crónicos. Certamente todos conhecemos alguém assim. E a verdade é que, por norma, estas pessoas apresentam uma baixa autoestima, alto perfeccionismo, ansiedade elevada, baixa tolerância à frustração, alta necessidade de autonomia e uma perspetiva temporal inadequada. Desta forma, tendem a proteger a sua autoestima e sua estima social optando por obstáculos ambientais que tornam difícil a finalização de uma qualquer tarefa, usando-os posteriormente como desculpas para possíveis críticas. Além disso, os procrastinadores crónicos sofrem de saúde debilitada por trabalharem sob extrema pressão nos dias próximos aos prazos limite. Em termos de comportamento de oposição, costumam usar atrasos como vingança contra outros indivíduos, mesmo tendo consciência da perda potencial que podem causar nas suas relações interpessoais. Em comparação com não-procrastinadores, os procrastinadores empenham-se com mais afinco na gestão estratégica das impressões, comportando-se de maneira perfeccionista para serem bem vistos pelos outros e recomendando reprimendas severas a pares que, eventualmente, demonstram baixa performance.
Assim, procrastinar acaba por ser um ciclo contínuo de frustração, porque a pessoa sabe que tem de fazer algo, mas não o faz, o que acaba por agudizar os sintomas. A verdade é que, apesar de gostarmos de nos enganar a nós mesmos e acreditarmos que são os fatores externos que nos impedem de fazer algo, muitas vezes são mesmo os nossos fatores internos de bloqueio e de proteção que nos tornam profetas do nosso próprio falhanço. É, por isso, importante refletir sobre estes aspetos para que consigamos compreender a gravidade da procrastinação e a necessidade de desenvolver estratégias eficazes para a combater até porque a sabedoria popular é e sempre será muito sábia: não deixemos para amanhã aquilo que podemos fazer hoje.
Apresentamos, em seguida, algumas técnicas e táticas que pode usar no combate à procrastinação. Em primeiro lugar divida as tarefas. Se dividirmos grandes tarefas em partes menores e de mais fácil gestão, o trabalho parecer-nos-á menos intimidador, o que fará com que nos seja mais fácil começar. Para além disso, é importante que definamos metas claras, com objetivos específicos e prazos realistas. Saber exatamente o que precisamos de fazer e quando ajudar-nos-á a manter o foco. Podemos e devemos ainda criar um ambiente de trabalho produtivo, onde devemos minimize as distrações, mantendo o ambiente organizado e livre de interrupções. Ajuda também se estabelecermos uma rotina consistente, por forma a criarmos hábitos produtivos. É ainda aconselhável começarmos sempre pela tarefa mais difícil, uma vez que, desta forma, conseguiremos aliviar a sensação de sobrecarga. Para além disso, se nos recompensarmos quando completamos tarefas ou alcançamos metas, seremos mais facilmente capazes de nos motivar e manter o ritmo. Podemos, ainda, trabalhar, por exemplo, por períodos de 25 minutos seguidos por uma pausa de 5 minutos. Depois de quatro pequenos intervalos, podemos fazer uma pausa mais longa. Esta tática pode ajudar-nos a melhorar a concentração e reduzir a procrastinação. Devemos sempre pedir ajuda, sempre que necessário. Por vezes, conversar com alguém sobre os nossos desafios pode ajudar-nos a encontrar novas perspetivas e soluções. Por fim, e não menos importante, seja gentil consigo mesmo e reconheça que todos procrastinam de vez em quando. Não nos devemos culpar em excesso. Em vez disso, concentremo-nos em regressar ao caminho certo e carpe diem. O tempo que temos é mais do que suficiente para a realização de todas as tarefas que necessitamos e queremos cumprir.
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